Twoja firma pod

Plan postępowania w sytuacji katastrofy lub poważnej awarii

Każda firma powinna posiadać rozsądny plan postępowania w sytuacji katastrofy lub poważnej awarii - Plan awaryjny (ang. Disaster Recovery). Jako, że pomysł stworzenia takiego planu wydaje się być trudny i może teoretycznie zabrać dużo czasu, to właśnie z tych powodów wiele przedsiębiorstw działa bez niego. 

Oczywiście najlepiej mieć cały, kompletny plan postępowania, ale nawet stworzenie najistotniejszych elementów  jest lepsze niż nie posiadanie niczego. I dlatego jeżeli nie jest możliwe stworzenie całego planu, to przynajmniej niech zostanie stworzone cokolwiek, co będzie pomocne w takich ekstremalnych sytuacjach jak katastrofa, czy też poważna awaria.

Poniższa krótka instrukcja pokazuje jak przygotować się  do tego typu sytuacji. Ma ona na celu uproszczenie planu postępowania w sytuacjach wyjątkowych poprzez podzielenie wszystkich zadań na mniejsze części, dotyczące takich obszarów jak: ochrona danych, komunikacja oraz ludzie. Wykorzystaj ten podręcznik do stworzenia kilku podstawowych punktów, a potem dostosuj je do Twojej firmy i Twoich potrzeb.

Jeżeli uważasz, że pomysł stworzenia planu awaryjnego przerasta Twoją firmę, to możesz zatrudnić naszą firmę - przygotujemy plan dla Twojego przedsiębiorstwa. Zainwestowanie pewnej kwoty, może w przyszłości zaoszczędzić wielu pieniędzy, stresu i straty czasu, a w najgorszym przypadku, który może spotkać Twoją firmę, zapewni jej dalsze, bezproblemowe funkcjonowanie.

OCHRONA DANYCH

Większość awarii i katastrof prowadzi do utraty istotnych danych w Twojej firmie. Najczęściej utrata danych jest następstwem ludzkiego błędu, awarii sprzętu, naturalnych katastrof (burze, intensywne opady deszczu, czy też silne wiatry), a także kradzieży. Na szczęście odzyskanie danych jest bardzo proste, pod warunkiem że posiadasz wykonaną, aktualną kopię danych (kopię bezpieczeństwa) w bezpiecznym miejscu. Aby sprawdzić, czy posiadasz odpowiednie rozwiązanie dopasowane do potrzeb Twojego biznesu, postępuj zgodnie z poniższymi krokami:

1. Zapoznaj się dobrze ze swoimi danymi. Musisz wiedzieć, jakie dane posiadasz, co one znaczą dla prowadzonego przez Ciebie biznesu. Odpowiedz sobie na pytanie, które dane  są ważne dla Ciebie i Twojej firmy? Pomyśl, że gdybyś wszedł do biura jutro, a Twoje dane zniknęłyby, to utrata których z nich byłaby dla Ciebie najbardziej dokuczliwa?
2. Rozważ różne możliwości wykonywania kopii bezpieczeństwa (z ang. backup). Twoje dane powinny być wyniesione poza biuro, zabezpieczone i gotowe do użycia w trybie 24x7 (czyli 365 dni w roku przez 24 godziny). 
3. Coraz bardziej popularnym rozwiązaniem, które spełnia powyższe wymagania, jest prosty w użyciu, automatyczny i bardzo bezpieczny backup online – jak choćby oferowane przez naszą firmę rozwiązanie Storio Mozy. Inne rozwiązania to zastosowanie taśmy magnetycznej, jako nośnika do zapisu danych na zewnętrznych urządzeniach. Taśma może również podlegać wynoszeniu na zewnątrz w bezpieczne miejsce, ale muszą w to zostać zaangażowani ludzie.
4. Jeżeli wybierzesz wersję, gdzie opiekę nad Twoim systemem ochrony danych będzie sprawować zewnętrzna firma, to wtedy bądź pewien, że Twój dostawca zapewni Ci bezpieczeństwo, kontrolę procesów zabezpieczania danych i wsparcie na odpowiednim poziomie – również w sytuacji odzyskiwania utraconych danych.
5. Równocześnie musisz wybrać jedną osobę, która będzie odpowiedzialna za zarządzanie procesem ochrony danych, zarówno w przypadku, gdy będzie to wykonywane wewnętrznie, czy też wykonywane poprzez wybrany wcześniej zewnętrzny podmiot.
6. Od czasu do czasu sprawdź proces odzyskiwania danych. Kopia danych jest niczym bez możliwości jej faktycznego odzyskania. Musisz być pewien, że wiesz jak odzyskać szybko i sprawnie swoje dane, a cały problem przebiegnie gładko. Twój dostawca musi dostarczyć Ci procedury odzyskiwania danych, przez które przeprowadzi Cię testowo, abyś był przygotowany na wypadek prawdziwej katastrofy.
7. Regularnie sprawdzaj, czy wszystkie niezbędne dane są zabezpieczane. Jeżeli zostanie dołożony nowy sprzęt (np. serwer, stacje robocze), to pamiętaj, aby zabezpieczyć dane z tych urządzeń. Taki przegląd należy robić co najmniej raz na kwartał.

KOMUNIKACJA

W sytuacjach awaryjnych twoje standardowe metody komunikacji, a także korzystanie z dostępu do informacji kontaktowych (telefony, e-maile) mogą być niedostępne. Musisz pamiętać, że Twoja firma i jej działalność jest w bardzo dużym stopniu uzależniona od stałych linii telefonicznych oraz podłączenia do Internetu. Dlatego jako część Twojego planu powinieneś stworzyć listę wszystkich niezbędnych kontaktów i alternatywnego sposobu komunikacji:

1. Zadecyduj, która metoda komunikacji będzie wykorzystywana w sytuacji, gdy nie będziesz w stanie wejść do Twojego biura. Dostępne sposoby komunikacja w takiej sytuacji to telefony komórkowe, komunikatory, Skype lub oparty o przeglądarkę system pocztowy.
2. Stosój systemy do zarządzania kontaktami z klientem, dostępne online, jak chociażby oferowany przez nas CRM Online firmy Salesforce.
3. Przygotuj się na sytuację, gdy nadchodzące telefony do Twojej firmy (czyli telefony od Twoich Klientów i dostawców nie będą możliwe do odebrania przez Twoich pracowników). Pomyśl o rozwiązaniu, które zapewni przekierowanie codziennie używanych linii telefonicznych na inne numery telefoniczne. Rozwiązanie jest mocno powiązane z ilością linii przychodzących do Twojego biura.
4. Stwórz listę wszystkich niezbędnych kontaktów, bez których nie jesteś w stanie funkcjonować w momencie, gdy utracisz komunikację z Twoim systemem informatycznym (np. serwer pocztowy lub system CRM). Najlepiej, gdy kopia takiego dokumentu będzie dostępna gdzieś w publicznym Internecie.

LUDZIE

Aby Twój plan awaryjny mógł zadziałać, musisz odpowiednio do tego przygotować Twoich pracowników, tak aby dokładnie rozumieli, gdzie mają się udać i co robić w kryzysowych sytuacjach:

1. Zidentyfikuj kluczowe funkcje takie jak ustalenie metody komunikacji, przygotuj wcześniej odpowiednie e-maile z informacją dla pracowników, Klientów i dostawców, a także Twojego ubezpieczyciela.
2. Wybierz osobę, która będzie odpowiadała za te kluczowe funkcje na wypadek katastrofy.
3. Wskaż zapasową lokalizację, gdzie wszyscy się spotkają, jeżeli sytuacja spowoduje potrzebę ewakuacji z budynku.
4. Wskaż zastępczą lokalizację lub kilka lokalizacji, gdzie mogłaby się odbywać nadal praca lub ustal, że wszyscy pracownicy będą w takiej sytuacji przygotowani na pracę z domu.
5. Kiedy Twój plan awaryjny będzie gotowy, dostarcz go do każdego pracownika. Pomyśl również o kopii tego dokumentu stale dostępnej w Internecie w wersji online w każdym momencie dla każdego pracownika.
6. Regularnie przeglądaj, sprawdzaj i wnoś poprawki w swój plan awaryjny.

Wypadki się zdarzają i jest to tylko kwestią czasu, skali problemu i odmiany awaryjnej sytuacji, z  jaką może się spotkać Twoje przedsiębiorstwo. Najlepszym sposobem przygotowania się do tego jest posiadanie gotowego, dobrze przygotowanego planu awaryjnego w jednym miejscu, którego poszczególne elementy będą dobrze znane wszystkim Twoim pracownikom.